Om vi velger å oppbevare arkivet vårt hos dere, kan hvem som helst få se i det da?
Nei, det får de ikke – med mindre det er noe dere ønsker. Arkivet er fortsatt deres eiendom, og dere setter retningslinjene for bruk og innsyn i arkivene. Det er derfor viktig at dere tenker igjennom hvem som skal ha tilgang til informasjonen i arkivene. Ved innmelding i stiftelsen oppretter vi i samarbeid med eieren en avtale, og der betingelsene og vilkårene for andres bruk og innsyn blir skissert.
Særlig bedrifter har dokumenter som de ikke ønsker at andre skal ha få tilgang til. Dette er noe vi respekterer fullt ut, ellers gjør ikke vi jobben vår. Derfor kan dere trygt deponere dokumenter med sensitiv informasjon ikke andre enn dere selv skal ha tilgang til. Det er derfor vi er til.
Bedrifter bør også tenke igjennom at visse deler av arkiver kan f.eks. nåværende og tidligere ansatte ønske tilgang til. Dette gjelder f.eks. lønns-, helse- og arbeidsdokumentasjon rundt de tilsattes ansettelsesforhold.
Digitaliserer dere materialet når det kommer inn til dere?
Nei, det gjør vi normalt ikke, med mindre dette er et oppdrag fra deres side. På oppdrag fra dere kan vi imidlertid digitalisere de dokumentene dere måtte ønske. Og det gjør vi gjerne, så her er det bare å ta kontakt.
Om vi deponerer arkivet og melder oss inn, så har vi forstått det slik at vi ikke kan gå inn og se på våre arkiver når vi har lyst og behov til det. Stemmer det?
Ja, det stemmer for så vidt. På grunn av generelle sikkerhetshensyn kan vi ikke tillate selv arkiveiere å bevege seg fritt i magasinene. Lesesalen er derimot beregnet for bruk og nærstudier av arkivene, og da innenfor normal åpningstid. Vi tar imidlertid med arkiveiere inn i magasinet når situasjonen tilsier det.
For oss passer det å komme med supplerende avleveringer en gang i året. Er det ok?
Vi kan ikke nekte dere å gjøre det, men vi anbefaler at dere samler opp over flere år før dere avleverer/deponerer nytt materiale.
Kan vi låne med oss materialet med oss hjem?
Ja, alle medlemmer som eier sitt arkiv kan gjøre det. Vi anbefaler imidlertid alle om å benytte seg av byarkivets lesesal, men som arkivets eiere står dere fritt til å gjøre det. Andre enn arkiveiere selv kan ikke under noen omstendigheter låne med seg materialet. Det er også mulig å digitalisere materialet, da får du de ønskede dokumentene i en elektronisk fil.
Vår forening lurer litt på å deponere vårt materiale hos dere, men kan vi først komme og se på lokalitetene før vi bestemmer oss?
Ja, det går naturligvis bra. Men tidspunkt må avtales, så ta kontakt på forhånd.
Jeg vil komme opp om et kvarter og se på en sak fra vårt arkiv. Det går vel bra?
Vi forsøker etter beste evne å bistå alle våre medlemsvirksomheter så fort det lar seg gjøre, og som arkiveier har du naturligvis krav på det. Men selv ikke medlemmer og arkiveiere blir ekspedert over disk. Vi henstiller vennligst alle om å bestille arkivsaker på bestillingsskjemaet som du finner her. Så vil vi ekspedere saken så raskt det lar seg gjøre.
Vår virksomhet planlegger å flytte til nye lokaler. Anbefaler dere avlevering før eller etter en slik flytting?
Her er vi absolutt ikke i tvil. Vi anbefaler naturligvis en avlevering/deponering i forkant av en flytteprosess.
Vi ser at dere har Bergen som geografisk ansvarsfelt. Vår virksomhet har imidlertid flere avdelinger utenfor Bergen. Kan dere likevel oppbevare arkivene etter disse avdelingene hos dere?
Ja, det går selvsagt fint. Så lenge hovedkontoret er i Bergen er dere selvsagt velkomne til å oppbevare arkiver etter avdelinger utenfor Bergen her. Vi oppbevarer eksempelvis arkivet etter Dale kraftstasjon som er en underavdeling av BKK, og sparebankarkiver fra Hardanger og Nordhordland som nå er en del av Sparebanken Vest.
Vi i vår organisasjon har masse papirer og protokoller, men vi vet ikke helt hva vi skal bevare og hva vi kan kaste. Kan dere hjelpe oss?
Ja, så klart, vi hjelper dere gjerne, det er jobben vår. For øvrig anbefaler vi dere å lese kapitlet «Hvorfor bevare»
Vi ser dere reklamerer for å lage historisk nettsider. Kan dere virkelig det? Jeg trodde ikke arkivarer drev med slikt?
Jo, du vet, tiden forandrer seg. Vi er alle arkivarer, men de fleste her er utdannet historikere, kunsthistorikere og kulturvitere, som alle liker å formidle historie. Dessuten har Bergen Byarkiv ansatte med vesentlig it-kompetanse som vi også kan gjøre nytte av. Vi anbefaler i så måte Bergen Byarkivs nye nettside om bydelen Årstad, og den finner du her.
Vi har behov for et sted å oppbevare regnskapsbilag. Kan dere oppbevare det for oss?
Vi er først og fremst en arkivinstitusjon som tar imot, oppbevarer og formidler avsluttede arkivsaker som skal langtidsbevares. Regnskapsbilag må jo oppbevares på grunn av regnskapslovens bestemmelser. Men jo, vi kan faktisk ta i mot og oppbevare regnskapsbilag, men da til en høyere pris enn arkiver generelt.
Hvordan er det med emballasje, selger dere det?
Nei, ArkiVest selger ikke det, men det gjør derimot Bergen Byarkiv. Vi anbefaler imidlertid om å gjøre deres innkjøp der. Da er du sikret den samme kvaliteten på emballasjen som godkjennes ved mottak av kommunale arkiver. Byarkivet fører de fleste typer emballasje, alt fra standard A4-esker til spesialemballasje for fotografier og arkitekttegninger. For mer informasjon om priser og størrelser, samt bestilling, ta kontakt med Ine Baadsvik på telefon 99023295 eller på epost.
Har du et spørsmål som ikke er nevnt her, nøl ikke med å kontakte oss, så skal vi forsøke å gi et svar!